Claridad de cada salida
Cuando las empresas registran cada salida de dinero, los dueños saben exactamente cuánto se pagó, a quién y por qué concepto.
Guía · Pagos a terceros · Venezuela
Gestión de pagos a terceros para pequeñas empresas venezolanas
Organizar los pagos a terceros es una de las tareas que más confianza aporta a las pequeñas empresas venezolanas en su operación diaria.
Esta guía reúne los pasos prácticos para que las empresas gestionen cada transferencia, cada factura y cada registro con orden, tal como recomiendan los materiales educativos que publica BDV Empresas para sus clientes.
Un material educativo para empresas que quieren profesionalizar la gestión de sus pagos a proveedores y colaboradores.
Material para descargar
Reciba la plantilla de control de pagos
Complete el formulario y descargue la plantilla de control de pagos a terceros para empresas.
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En breve recibirás la plantilla de control para organizar los pagos a terceros de las empresas.
Por qué importa ordenar los pagos
Pagar a terceros con método protege el flujo de caja y la reputación de las empresas ante proveedores y aliados.
Respuestas más rápidas
Las empresas que documentan sus pagos a terceros resuelven más rápido cualquier diferencia con bancos o proveedores.
Equipo más tranquilo
Una política empresarial clara para los pagos reduce las improvisaciones y da tranquilidad al equipo administrativo.
El proceso en cinco pasos
Cinco pasos sencillos que las empresas pueden adoptar desde su primer pago a un tercero.
Identifique el motivo
Paso uno: identifique el motivo del pago y verifique que la factura del tercero coincida con el servicio empresarial contratado.
Revise la cuenta
Paso dos: revise la cuenta del proveedor y confirme que el número de identificación coincida con el registro de las empresas.
Registre antes de pagar
Paso tres: registre el pago en su libro diario antes de ejecutar la transferencia para mantener al día la contabilidad empresarial.
Guarde el comprobante
Paso cuatro: guarde el comprobante de la operación junto a la factura, como recomiendan los manuales empresariales de BDV Empresas.
Concilie cada semana
Paso cinco: concilie cada semana la lista de pagos realizados con el extracto bancario de las empresas.
Documentos que toda empresa conserva
Conservar los documentos correctos hace que las empresas respondan con rapidez ante cualquier revisión.
Factura del proveedor
Las facturas emitidas por terceros son el respaldo principal de cada desembolso que realizan las empresas.
Orden de pago aprobada
Las órdenes de pago firmadas muestran que el movimiento fue aprobado por la persona autorizada dentro de las empresas.
Comprobante bancario
Los comprobantes bancarios permiten a las empresas demostrar el origen y el destino de cada transferencia realizada.
Controles internos básicos
Cuatro controles básicos que las empresas aplican para reducir el riesgo en sus pagos a terceros.
Separar quien aprueba de quien ejecuta el pago evita concentraciones indebidas dentro de las empresas.
Fijar montos límite por nivel de aprobación da estructura a las empresas y agiliza las operaciones cotidianas.
Mantener una lista actualizada de proveedores activos evita que las empresas paguen a cuentas equivocadas.
Revisar los pagos pendientes cada semana ayuda a las empresas a detectar facturas duplicadas o servicios no recibidos.
Errores frecuentes en las empresas
Estos descuidos frecuentes complican el control de pagos a terceros en las empresas.
Pagar sin orden de compra previa deja a las empresas sin respaldo para explicar el destino de su dinero.
Omitir el registro contable del pago genera diferencias que las empresas solo descubren al cierre del mes.
Guardar los comprobantes en papel suelto dificulta que las empresas armen su expediente ante una revisión.
Ignorar las comisiones bancarias distorsiona el costo real de cada operación que asumen las empresas.
No conciliar las cuentas hace que las empresas acumulen cargos que pudieron corregirse a tiempo.
Herramientas y plantillas de control
Algunas herramientas simples ayudan a las empresas a registrar y revisar sus pagos a terceros.
Datos del pago
- Fecha de emisión Día
- Proveedor Razón social
- Concepto Servicio
- Monto Valor total
Control interno
- Aprobado por Firma
- Ejecutado por Firma
- Comprobante Número
- Estado Pendiente o pagado
Seguimiento
- Conciliación Semanal
- Libro diario Al día
- Expediente Ordenado
- Revisión fiscal Preparada
La plantilla de control que descargan las empresas incluye columnas para fecha, proveedor, concepto y estado del pago.
Este formato de seguimiento empresarial funciona en hojas de cálculo y puede adaptarse al tamaño de cada empresa.
La estructura propuesta sigue los lineamientos sencillos que BDV Empresas divulga en sus espacios de formación empresarial.
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pasos recomendados para cada pago
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documentos clave por operación
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controles internos sugeridos
Aspectos fiscales y normativos
Cumplir las normas fiscales locales protege a las empresas de contratiempos al momento de emitir o recibir pagos, tal como explican los documentos empresariales que BDV Empresas comparte con sus usuarios.
Proveedores inscritos
Las empresas deben verificar que cada proveedor esté debidamente inscrito y actualizado ante los registros oficiales.
Retenciones al día
Retener los tributos correspondientes por cada pago a terceros es una obligación empresarial que no debe postergarse.
Comprobantes digitales
Los comprobantes electrónicos que exige la administración local ayudan a las empresas a respaldar cada transacción empresarial.
Preguntas frecuentes
Dudas frecuentes de las empresas sobre la gestión de pagos a terceros.
Las pequeñas empresas pueden gestionar sus pagos con plantillas sencillas si mantienen el registro al día, como recomiendan los espacios educativos que BDV Empresas acompaña.
La frecuencia depende del volumen de operaciones, pero las empresas suelen conciliar sus pagos al menos una vez por semana.
Contar con una segunda persona que valide los pagos mayores es una buena práctica empresarial aunque el equipo sea reducido.
Los pagos a proveedores internacionales requieren documentos adicionales que las empresas deben coordinar con su banco.
Ordenar los pagos a terceros mejora la relación de las empresas con proveedores y fortalece su historial empresarial.
Ordene los pagos de su empresa hoy
Aplicar un método ordenado de pagos a terceros abre puertas a las pequeñas empresas y reduce el estrés administrativo diario.
Descargue la plantilla de control y comience a registrar los pagos de las empresas con la misma claridad que promueven los materiales de BDV Empresas.
El formulario de contacto está disponible para las empresas que quieran recibir el material de forma directa.
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La información empresarial se conserva solo mientras las empresas mantengan interés en nuestros materiales y puede eliminarse a solicitud.
Términos y condiciones
El contenido de esta guía tiene fines educativos y no sustituye la opinión de un profesional contable para cada caso empresarial.
Las referencias a marcas y entidades se usan con fines ilustrativos y pertenecen a sus respectivos titulares empresariales.